Zdalne podejmowanie kluczowych decyzji i działań w spółce z o.o.

Tarcza antykryzysowa wprowadziła liczne zmiany do Kodeksu spółek handlowych („KSH”).  Wśród nich warto wskazać możliwość wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość i środków komunikacji elektronicznej w ramach organów spółek kapitałowych (spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych). Zmiany te weszły w życie 31 marca 2020 roku oraz 3 września 2020 roku.

Z punktu widzenia praktyki biznesowej warto przeanalizować, w jaki sposób zaprojektować komunikację w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, aby zwiększyć efektywność podejmowania kluczowych decyzji i działań w dobie pandemii. W artykule zaprezentujemy możliwości wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz środków komunikacji elektronicznej.

Prawne narzędzia do elastycznego zarządzania firmą

W pierwszym kwartale bieżącego roku w życie weszły przepisy ustawy z dnia 31 marca 2020 roku o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Wśród wielu regulacji wprowadzono także te umożliwiające porozumiewanie się w ramach spółek handlowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Zmiany mają na celu stworzenie uwarunkowań prawnych do bardziej elastycznego podejmowania decyzji przez organy spółek kapitałowych bez konieczności fizycznego udziału członków organów przy ich pracach. W efekcie powinno to pozwolić na dostosowanie prac organów spółek kapitałowych do realiów współczesnego świata oraz wzrostu mobilności i cyfryzacji.

Posiedzenia zarządu na odległość

Ustawodawca wprowadzając przepis art. 208 § 5¹ KSH, umożliwił uczestniczenie członkom zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w posiedzeniach tego organu z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Posiedzenia zarządu mogą się odbywać zatem w taki sposób, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Z tego udogodnienia nie będą mogły skorzystać te przedsiębiorstwa, w których umowa spółki:

• zakazuje stosowania powyższego rozwiązania;
• przewiduje wyłącznie możliwość przeprowadzenia posiedzenia zarządu w sposób tradycyjny;
• przewiduje ograniczenie/wyłączenie takiego rozwiązania przy podejmowaniu określonych decyzji przez zarząd (dopuszczenie rozwiązania przy podejmowaniu określonych decyzji).

Przepis ten dotyczy sposobu przeprowadzania posiedzeń zarządu, przy czym brak jest konieczności zgromadzenia się członków zarządu w jednym miejscu. Rozwiązanie to umożliwia przeprowadzenie posiedzenia zarządu przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. w formie telekonferencji czy wideokonferencji. Podkreślenia wymaga fakt, że dopuszczalne jest w tym przypadku użycie telekonferencji, bowiem przedmiotowy przepis stanowi o środkach bezpośredniego porozumiewania się na odległość, nie zaś o środkach komunikacji elektronicznej.

Takie posiedzenie zostało zrównane z tradycyjnym posiedzeniem zarządu, a zatem zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie musi już gromadzić się tradycyjnie w jednym miejscu, aby mieć możliwość przeprowadzenia posiedzenie organu i podjęcia uchwał na posiedzeniu.

Zdalne podejmowanie uchwał

Kolejną nowością jest przepis art. 208 § 5² KSH, który stanowi o tym, że zarząd może nie tylko podejmować uchwały w formie pisemnej, ale również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Tak jak w przypadku posiedzeń zarządu umowa spółki może takie rozwiązanie ograniczyć, a nawet – wyłączyć.

W konsekwencji podjęcie samej uchwały bez przeprowadzenia posiedzenia zarządu może odbyć się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. podczas wideokonferencji.

Oddanie głosu innemu członkowi zarządu

Trzecim i ostatnim przepisem objętym wskazaną nowelizacją jest przepis art. 208 § 5³ KSH, który stanowi o tym, że członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka. Tutaj znowu czynnikiem wyłączającym mogą być zapisy umowy spółki, które uniemożliwiają zastosowanie powyższego rozwiązania. W efekcie mogą one ograniczyć, albo nawet wyłączyć wykorzystanie powyżej wskazanej możliwości.

Wymogiem skorzystania z niniejszego rozwiązania jest złożenie przez członka zarządu w formie pisemnej oświadczenia o oddaniu swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. W takiej sytuacji osoba upoważniona (inny członek zarządu) przy podejmowaniu uchwały oddaje głos za członka zarządu, który złożył takie pisemne oświadczenie bez konieczności jego udziału w głosowaniu.

Zdalne posiedzenie rady nadzorczej

Wprowadzone zostały także zmiany dotyczące rady nadzorczej. Mianowicie zgodnie z przepisem art. 222 § 1¹ KSH w jej posiedzeniu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Rozwiązanie to zatem jest tożsame z uczestniczeniem przez członków zarządu spółki z ograniczonej odpowiedzialnością w posiedzeniach tego organu z wykorzystaniem przykładowo wideokonferencji.

Oddanie głosu innemu członkowi rady nadzorczej

Nowelizacja zmieniła także sytuację dotyczącą wzięcia udziału przez członka rady nadzorczej w podejmowaniu uchwał poprzez oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Dotychczas rozwiązanie takie było możliwe, o ile przewidywała je umowa spółki. Obecnie jest to dopuszczalne co do zasady, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej, tj. w sytuacji, gdy nie ogranicza lub nie wyłącza takiej możliwości. Uległa zatem zmianie główna zasada – z opcji wprowadzenia powyższego rozwiązania w umowie spółki na możliwość jej ograniczenia albo wyłączenia.

Uchwała w trybie pisemnym lub przy pomocy komunikacji drogą elektroniczną

Odpowiednio zmieniony został również przepis art. 222 § 4 KSH, którego zapisy zezwalają na  podejmowanie przez radę nadzorczą uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dotychczas takie rozwiązanie dopuszczalne było wyłącznie, gdy umowa spółki dopuszczała takie głosowanie. Obecnie jednak taki sposób oddania głosu jest dopuszczalny co do zasady, czyli wtedy gdy umowa spółki nie stanowi inaczej.

Jednakże przepis ten dalej precyzuje, iż taka uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu oraz co najmniej połowa z nich wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania w tym zakresie dla trybu pisemnego lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (przepis semiimperatywny). Tym samym zostały wprowadzone minimalne wymogi do podjęcia uchwały przez radę nadzorczą.

Tajne głosowania rady nadzorczej na nowych zasadach

Ustawodawca wykreślił przepis art. 222 § 5 KSH dotyczący wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu, a także odwołania oraz zawieszania w czynnościach tych osób. Wskazany przepis zakazywał wykorzystania w powyższych przypadkach opcjonalnie trybu pisemnego lub wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że obecnie możliwe będzie dokonanie wyboru sposobu podejmowania wyżej wymienionych decyzji.

Ponadto, Tarcza antykryzysowa 2.0 z dniem 18 kwietnia 2020 roku wprowadziła w tym zakresie jeszcze jedną zmianę, która dotyczy dodania przepisu art. 222 § 4¹ KSH. Przepis ten stanowi o tym, że rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Oznacza to, że dopuszczono rozwiązanie, w którym rada nadzorcza może podejmować w głosowaniu tajnym uchwały podczas telekonferencji lub wideokonferencji, jeżeli wśród jej członków panuje konsensus w kwestii wyboru tego rodzaju komunikacji.

Zgromadzenie wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Przedsiębiorcy mogą skorzystać również z ułatwień związanych z przeprowadzaniem zgromadzeń wspólników, w szczególności poprzez zmianę przepisów art. 234¹ § 1, § 2 pkt 1) i 2) oraz § 3 KSH. Nowelizacja ta zezwala na wzięcie udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile umowa spółki nie ogranicza lub nie wyłącza takiej możliwości. Jednakże decyzję o dopuszczalności takiego rozwiązania podejmuje zwołujący zgromadzenie w trakcie danego zgromadzeniu wspólników. Oznacza to, że od decyzji tej osoby uwarunkowana jest możliwość uczestniczenia w danym zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Należy zwrócić uwagę, iż przepis posługuje się innym zwrotem („przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”) niż w przypadku wyżej omawianego zarządu czy rady nadzorczej („przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”). Przepis art. 234¹ § 2 KSH precyzuje, że udział w takim zgromadzeniu wspólników obejmuje w szczególności:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
• wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Tym samym wprowadzone zostały odmienne i bardziej restrykcyjne wymogi dla zgromadzenia wspólników niż w przypadku omawianych posiedzeń zarządu czy rady nadzorczej.

Zdalne zgromadzenie wspólników

Dopuszczalność przeprowadzania zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej uwarunkowane jest przyjęciem regulaminu i szczegółowych zasad udziału w takim zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wymóg taki został wprowadzony przez przepis art. 234¹ § 3 KSH.

Regulamin ten powinien zostać określony przez radę nadzorczą, a w przypadku jej – braku przez wspólników spółki. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego dokumentu. Tym samym bez przyjęcia w spółce powyższego aktu wewnętrznego nie jest możliwe przeprowadzenie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Regulamin ten nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Celem takiego zakazu jest wykluczenie tworzenia postanowień, które mogłyby prowadzić do ograniczenia lub wyłączenia praw niektórych wspólników. Zatem wymogi oraz ograniczenia w regulaminie muszą być związane z koniecznością prawidłowości identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa.

Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników

W sytuacji zwoływania zgromadzenia wspólników, na którym dopuszcza się udział wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o:

• sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu;
• wypowiadania się w jego trakcie;
• wykonywania na nim prawa głosu;
• wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Pełnomocnik wspólnika podczas zgromadzenia

Udział wspólnika w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywanie prawa głosu na takim zgromadzeniu wspólników może nastąpić przez pełnomocników. Pełnomocnictwo takie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności i dostarczone do spółki przed odbyciem się zgromadzenia wspólników (przepis art. 243 § 2 KSH). Za dopuszczalne należy również uznać udzielenie pełnomocnictwa przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Podsumowanie

Wprowadzenie nowych rozwiązań prawnych miało na celu zwiększenie elastyczności komunikacji w spółkach kapitałowych w sytuacji pandemii koronawirusa. Potrzeba ograniczania ryzyka związanego z rozprzestrzenianiem się COVID-19 stała się zatem impulsem dla ustawodawcy do przygotowania powyższych udogodnień.

W związku ze zmienną sytuacją wiele spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zmuszonych jest bowiem do szybkiego reagowania na zmiany w otoczeniu rynkowym. Powyższe przepisy dają narzędzia do zwiększenia efektywności podejmowania decyzji i działań w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego. Należy jednak pamiętać o odpowiednim przygotowaniu regulacji wewnątrzfirmowych, które umożliwią wdrożenie systemów komunikacji na odległość zgodnie z obowiązującym prawem.